海外担当者 の 長期休暇 うまい付き合い方。海外案件での気づき
海外担当者の”長期休暇” 海外案件を終えての気づきメモ
今後の海外担当者の長期休暇とのうまい付き合い方のために。
それにしても日本はまだまだ働き方が遅れている。。。
出会った状況
・某セキュリティ系APIの更新案件（相手は多国籍企業）
・向こう担当者のメールアカウントのみ共有される
・前任者は既に退職済みで詳細な引き継ぎなし
・社内に関連ドキュメントゼロ
・社内にわかる人ゼロ
・通常の製品仕様＋独自契約のカスタマイズ製品を取り扱っている
・カスタマイズ製品の仕様がわからない状況
・やり取りは11月-3月にかけて
・相手担当者とメールでやり取りができることは確認済み
・相手との時差約9時間
・こちらの英語レベルは大卒TOEIC未受験程度（お察し）
時差
時差およそ9時間。
こちらの定時は10-19時（日本時間）
あちらは就業開始時間は18時（日本時間）
ちゃんと被ってるのは1時間のみなので、タイミングがズレると返答は次日になる。
引継ぎ
まず、技術担当、営業担当の２つのメールアカウントを共有される。
社内には詳細情報は残っていないので担当から引き出してくれとの事。
この時点では相手とメールのやり取り可能なことが確認できたので余裕があった。
出世した営業担当
アカウント情報の確認がしたくて、営業担当にメールしてみると返事がない。
仕方がないので技術担当に同様のメールを投げる。
返事があり別の営業担当を紹介してくれた。
後に前任営業担当が出世していたことがわかる。シニアマネージャーとして会社ホームページに掲載されていた。
なんだかすごそう。いいなー
6週間の長期休暇
よく海外の人は長期休暇を取るとは聞いていたが、長くて2週間程度だと思っていたが考えがあまかった。
まず12月21日以降から急に後任の営業担当から応答がなくなる。
心配になり追加で数件確認のメールを送るが返事はない。
技術担当にもメールするが反応なし。
結局返事が来たのは年明けて1月29日で約6週間の休暇。
事前に「何日から何日まで休むよー」とかいった親切に教えてくれることはなかった。
たぶん聞かないと教えてくれない。聞けばよかった。
おそらく相手としては前に共有してるよ？なぜお宅の製品仕様を何回もきくの？ドキュメントあるでしょ？といった風で
あまり重要視されていない状況だったかもしれない。
こちらの状況をはじめから相手に明確に伝えるべきだったよう。
相手から
「返事が遅くなってごめんね。昨日まで休暇だったんだ。用件は直ぐに調べて対応するよ。」
と一言謝られた。実際すぐに対応してくれた。
こちらとしては事が前進すれば結局OKだが、実際待っている間は消耗した。
最後の方に仲良くなってスカイプを教えてもらった。
スカイプのほうが既読もわかるしリターンも早いし便利。
在籍確認などなスカイプも使ったほうが良い。
育児休暇をとる技術担当
技術担当はどうやら育メンらしい。
いや育メンというマーケティング向けのワードを使うのは失礼かもしれない。良い父親と呼ぼう。
彼からは2月3週目に応答がなくなる。
前述の経験から彼も休暇だなと感じて速攻CCに後任の営業担当を付けて連絡。
次の日営業担当から返事があり、「彼は２週間の育児休暇をとっています、かわりに私が回答します」とのこと。
良い父親であることは何よりも素晴らしい。日本との意識の差を現実で突き付けられ、日本社会が恥ずかしくなる。がんばれよ日本。
総括
英語は低レベルでもあまり問題なかった。
google翻訳使いまくって、ガンガン質問すれば答えてくれる。
相手の休暇の影響を最小限に抑えるには
・一対一でやりとりしない。一対多または多対多でやり取りすること
例）メールCCに必ず相手方の別担当者、上司を入れる
・放置されて冷め切っていた交渉相手とは最優先で良好な関係を気づくこと。
・聞けるなら事前に休暇の予定を確認したほうがよい。